Op 16 december 2024 trad de wet private opsporing in werking. Hoewel deze wet voor ieder bedrijf relevant is, is zij nog te weinig gekend.
Wij verduidelijken in een notendop het toepassingsgebied, de voorwaarden en de mogelijke gevolgen.
Wat?
De wet private opsporing heeft als doel de bestaande regeling rond private onderzoeken te moderniseren.
Het toepassingsgebied is echter veel ruimer. Zo is de wet niet enkel relevant voor privédetectives maar is zij ook van toepassing zodra de werkgever binnen zijn bedrijf onderzoek voert. Bijvoorbeeld: fraudeonderzoek naar een werknemer, het opsporen van oneerlijke concurrentie door een ex-werknemer of het verzamelen van bewijs bij een ontslag om dringende reden.
Volgens de parlementaire voorbereiding is er een onderzoek wanneer er bijvoorbeeld camerabeelden worden geanalyseerd, data inzake toegangscodes wordt opgevraagd of onderzocht, tijdsregistratiesystemen worden uitgelezen of werknemers worden bevraagd, …
U kan dan ook begrijpen dat het een heel ruim toepassingsgebied is en dat een werkgever zeer snel de voorwaarden van de wet zal moeten naleven.
Voorwaarden?
Als gevolg van de nieuwe wetgeving, moeten er een aantal voorwaarden vervuld worden. Wij lijsten hierna de belangrijkste op.
1. Opmaken van een reglement
Een werkgever kan slechts een privaat onderzoek voeren naar één van zijn (ex-) werknemers, indien de toelating en modaliteiten hiervoor uitdrukkelijk en transparant voorzien zijn in een zogenaamd ‘reglement’ of policy. Er zullen dus schriftelijke afspraken moeten worden opgemaakt die de modaliteiten en wijze van het onderzoek vastleggen. De wet legt geen verdere specificaties vast.
Dit moet uiterlijk eind 2026 in orde zijn.
2. Persoonsgebonden voorwaarden
Daarnaast moeten de natuurlijke personen die binnen uw onderneming gelast zijn met het onderzoek, aan een aantal voorwaarden voldoen. Dit betreft onder andere: het hebben van een blanco strafblad, onderdaan zijn van een lidstaat van de EER, geen onverenigbaar mandaat uitvoeren, minstens 21 jaar oud zijn en het voldoen aan een gewenst profiel (waaronder respect hebben voor mensenrechten, incasseringsvermogen hebben, …).
Soms moet ook een identiteitskaart en/of een vergunning worden aangevraagd.
3. Hoe moet een privaat onderzoek worden uitgevoerd?
Daarnaast zijn er een aantal voorwaarden over hoe een onderzoek gevoerd moet worden. Zo is het niet mogelijk om zomaar alles te onderzoeken. Het is bijvoorbeeld niet toegelaten om zaken te onderzoeken die onder de bevoegdheid van de politie vallen, mogen er geen observaties gebeuren op plaatsen die door de persoonlijke levenssfeer worden beschermd (waaronder de woning), mag er geen gebruik worden gemaakt van provocatie en er mogen geen documenten worden gebruikt die op onrechtmatige wijze werden verkregen.
Daarnaast kunnen veel onderzoeksmethodes pas plaatsvinden nadat de persoon die het voorwerp uitmaakt van de handeling hiervoor zijn toestemming heeft gegeven. Specifiek met betrekking tot het afnemen van interviews wordt een uitgebreide informatieverplichting voorzien.
Bovendien kan een onderzoek maar worden opgestart als er een schriftelijke onderzoeksopdracht document wordt getekend en/of als er een opdrachtenregister wordt bijgehouden.
De gegevens moeten ook verwerkt worden volgens de GDPR-regelgeving. Bovendien wordt de verplichting opgelegd dat quasi iedere onderneming die aan privaat onderzoek doet, ook een DPO zou moeten hebben. Dit heeft uiteraard een enorme impact en het is nog maar de vraag of dit in de praktijk werkbaar zal zijn.
Sancties?
Tot slot rest nog de vraag wat de mogelijke sancties zijn.
De wet voorziet verschillende sancties waaronder een waarschuwing, een minnelijke schikking of een administratieve geldboete.
Evenwel menen wij dat de impact van het niet naleven van de voorwaarden voornamelijk van belang zal zijn voor de burgerlijke rechtbank.
Zo zal een arbeidsrechter in het kader van een betwisting rond een ontslag (bijvoorbeeld om dringende reden), nagaan of de bewijsvoering van de werkgever wel tot stand kwam in overeenstemming met de wet private opsporing. Bewijs dat in strijd is met deze wet zal nietig zijn en zal dus niet kunnen meetellen ter ondersteuning van uw dossier.
Dit kan tot gevolg hebben dat een schuldige werknemer alsnog vrijuit gaat omdat de werkgever dit niet op een correcte manier kan bewijzen.
Om die reden menen wij dat de wetgeving vandaag al relevant is en een bedachtzame werkgever hier best al rekening mee houdt.
Wil je zeker zijn dat jouw interne procedures voldoen aan de nieuwe wetgeving?
Boek een vrijblijvend kennismakingsgesprek met onze specialisten en ontdek wat jouw onderneming concreet moet doen.
