Ga aan de slag met het verwerkingsregister

AVG/GDPR vereist verwerkingsregister voor bedrijven. Wij helpen met deskundige begeleiding.

"Naast een document waarin de betrokkenen worden ingelicht aangaande hun rechten en verplichtingen, dient een onderneming een verwerkingsregister bij te houden. "

Expertise: Arbeidsrecht

In het kader van de algemene verordening gegevensbescherming (hierna AVG of GDPR) werd aan ondernemingen een aantal bijkomende verplichtingen opgelegd. Naast een document waarin de betrokkenen worden ingelicht aangaande hun rechten en verplichtingen (privacypolicy), dient een onderneming een verwerkingsregister bij te houden. Het betreft een database waarin alle stromen van persoonsgegevens worden bijgehouden.

Voor wie?

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) legt het bijhouden van een verwerkingsregister op aan ondernemingen van meer dan 250 werknemers. Deze uitzondering dient genuanceerd te worden aangezien bedrijven van minder dan 250 werknemers toch een verwerkingsregister moeten bijhouden in volgende gevallen:

  • Het is waarschijnlijk dat de verwerking die zij verrichten een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen;
  • De verwerking betreft bijzondere/gevoelige categorieën van gegevens;
  • De verwerking is niet incidenteel

Hieruit volgt reeds dat het opmaken van een verwerkingsregister sterk aan te raden is. Het bijhouden van persoonsgegevens kan immers altijd “een risico” zijn. De gegevensbeschermingsautoriteit gaat ervanuit dat de opmaak van een verwerkingsregister verplicht is, tenzij het om een louter incidentele verwerking gaat. Wat wordt begrepen onder een louter incidentele verwerking? Dit betekent dat bepaalde gegevens slechts éénmaal worden opgevraagd (bijvoorbeeld in het kader van een wedstrijd) en deze nadien niet worden bijgehouden. In alle andere gevallen is de opmaak van een verwerkingsregister noodzakelijk.

Inhoud

Een verwerkingsregister bevat volgende zaken:

  • de verwerkingsverantwoordelijke: de onderneming die de persoonsgegevens verwerkt;
  • de grond voor de verwerking: toestemming, overeenkomst, gerechtvaardigd belang,…;
  • het doeleinde voor de verwerking: bijvoorbeeld klantenbinding, facturatie,…
  • de betrokkenen: bijvoorbeeld klanten, werknemers,…
  • omschrijving van de categorie persoonsgegevens: bijvoorbeeld naam, adres, e-mail,…;
  • omschrijving van de genomen organisatorische en technische maatregelen ter bescherming: bijvoorbeeld wachtwoordenbeleid, vertrouwelijkheidsclausules,..
  • termijn gedurende dewelke de gegevens worden bijgehouden: bijvoorbeeld 2 jaar of de wettelijke verplichting.

De inhoud zal verschillend zijn naar gelang u een verwerkingsverantwoordelijke (de onderneming die de persoonsgegevens verwerft en bijhoudt) dan wel een verwerker (de onderneming die kennis neemt van voormelde persoonsgegevens in de uitvoering van haar activiteit).

Hoe aanpakken?

De opmaak van een verwerkingsregister is een noodzakelijke stap in de bewustwording en het beheer van persoonsgegevens. Een met zorg opgemaakt verwerkingsregister zal u een overzicht geven van uw verwerkingsstromen, uw verwerkers, uw beveiligingsmechanismen, en eventuele termijnen om gegevens bij te houden.

Gezien de complexiteit van een dergelijk register zal de bijstand van iemand met kennis van zaken geen overbodige luxe zijn. Wij staan u graag bij om u hierin te begeleiden en dit samen met u aan te pakken.

 

Vragen of meer informatie

Contacteer ons

Hebt u vragen of wenst u meer informatie? Aarzel dan niet om ons te contacteren. 

Blijf steeds op de hoogte en volg onze updates

Arbeidsrecht

Gerelateerd nieuws

In onze eerste case in het dossier successie- en vermogensplanning nemen wij kinderloze koppels onder de loep.
Ondernemers focussen op hun kernactiviteiten; vermogens- en successieplanning is vaak ver-van-hun-bed.
U bent aandeelhouder en bestuurder van een vennootschap. Dit brengt heel wat complexe wetgeving met zich mee.
Als ondernemer komt u vaak in aanraking met diverse contracten in allerlei vormen.
Als ondernemer moet u nauwlettend persoonsgegevens beheren. Het is essentieel te weten welke gegevens u verzamelt.
Arbeidsrecht evolueert snel. Mint Advocaten volgt dit voor u op.
Het mobiliteitsbudget is een budget dat werkgever aan zijn werknemers toekent als alternatief voor de bedrijfswagen
Forfaitaire onkostenvergoeding invoeren? Hoe?

Gratis

Voorstel op maat

*De kmo-portefeuille of werkbaarheidscheques kunnen enkel gebruikt worden in het kader van een advies.

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Gratis

Legal Health Check

Aan de hand van een korte vragenlijst krijgt u een score op 100 en een toelichting bij de risico’s die uw onderneming mogelijks loopt.