Mint Advocaten wil ondernemers vooral laten focussen op hetgeen ze het best kunnen. Het juridisch verhaal hoort daar dikwijls niet bij. Wij komen hieraan tegemoet met de ontwikkeling van de Mint Methode. Wij gaan met u in gesprek, lichten uw bedrijf door, formuleren aanbevelingen en tenslotte houden wij op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen binnen onze expertises. De Mint Methode vormt een deel van uw strategisch bedrijfsplan om uw bedrijf verder uit te bouwen.
Als ondernemer begrijpt Mint Advocaten dat het beschermen van de privacy van uw medewerkers en klanten niet altijd de hoogste prioriteit is. Een goede ondersteuning hierbij is van groot belang en het begin van alles.
Zo verzamelt u als ondernemer namelijk een pak persoonsgegevens van uw klanten. Vaak heeft u geen overzicht meer welke persoonsgegevens dit zijn, in welke databanken dit wordt verzameld en nog belangrijker: hoe en op welke rechtsgrond u dit exact heeft verzameld.
Vaak worden persoonsgegevens ook opgevraagd voor verschillende finaliteiten, denk maar aan communicatie-,facturatie-, en commerciële doeleinden. Voor elke finaliteit moet er een geldige rechtsgrond aanwezig zijn (toestemming, gerechtvaardigd belang,…). De meesten zien hierbij de bomen door het bos niet meer. Te meer aangezien deze persoonsgegevens up-to-date moeten blijven en de opgelegde bewaartermijnen moeten worden gevolgd.
Dit moet ook gedocumenteerd worden in een intern verwerkingsregister en een privacyverklaring overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). De gegevensbeschermingsautoriteit (= toezichthoudende autoriteit van België) waakt over de correcte toepassing hiervan.
Met onze Mint Methode bekijken wij samen met u de stand van zaken op dit vlak. Heeft u dergelijke documenten? Zo ja, zijn deze correct en volledig? Brengt u deze op een transparante manier ter kennis aan uw klanten? Wij brengen samen met u de situatie in kaart en helpen u de risico’s zoveel als mogelijk af te dekken.
Data wordt immers in de huidige samenleving steeds belangrijker en meer risicovol. Wanneer u en uw medewerkers bijgevolg bewust en correct omspringen met de ingezamelde data, heeft u als ondernemer een grote troef in handen.
Hetzelfde geldt voor de data van uw medewerkers. Ook zij moeten geïnformeerd worden over de door hen bezorgde gegevens. Wees u er bovendien van bewust dat u na het einde van de arbeidsovereenkomst ook nog een tal van maatregelen moet nemen. Zo moeten alle toegangen tot bepaalde systemen/databanken/servers worden afgesloten. Ook moet het mailadres worden gedeactiveerd binnen maximum 1 maand na de uitdiensttreding (behoudens een aantal uitzonderingen). U kan in de tussentijd hoogstens een automatisch antwoord instellen. Tot slot, moet u opletten wat u communiceert over het einde van de dienstbetrekking ten aanzien van interne collega’s. Dit is in ieder geval zeer risicovol wanneer het een ontslag om dringende reden betreft. Maak dus steeds de afweging of een te verregaande communicatie wel noodzakelijk is in de gegeven omstandigheden.
Het feit dat u op de hoogte bent van de eventuele risico’s is het begin van alles. Door gebruik te maken van onze Mint Methode krijgt u zicht op deze risico’s die u anders uit het oog zou verliezen.
Het luik “gegevensbeschermingsrecht” binnen onze Mint Methode dekt bovendien een veel ruimere lading dan louter het luik GDPR. Zo vestigen wij ook de nodige aandacht op de standaarden inzake informatieveiligheid, de regels rond cookies en andere nieuwe technologieën.
Op deze manier geven wij u een overzicht van eventuele pijnpunten en de punten waarop u reeds goed scoort. Zo weet u als ondernemer waar u eventueel dient in te grijpen. Heel wat juridische regels die van toepassing zijn op ondernemers, kunnen bij niet-naleving namelijk gesanctioneerd worden. Dergelijke sancties kunnen uiteraard vermeden worden door zich bewust te zijn van het juridische landschap.
Wij helpen u graag verder en begeleiden u met onze Mint Methode. Aarzel zeker niet ons te contacteren bij vragen of opmerkingen.
Vraag hier je Mint Methode aan.
Blijf steeds op de hoogte en volg onze updates via Facebook en LinkedIn. Of schrijf u in op onze maandelijkse nieuwsbrief.
