Uw onderneming is bewust bezig met de bescherming van de persoonsgegevens van uw klanten. Zo heeft u een privacybeleid uitgewerkt die uw klanten altijd kunnen raadplegen.
Stel dat een klant niet tevreden is met de manier waarop er met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan, zal u gevat dienen te reageren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn in volgende situaties: de klant is van mening dat de gegevens die u vraagt of bewaart overbodig zijn, of uw klantenbestand is niet meer up-to-date en bevat nog een achterhaald adres.
Hoe gaat u daar het best mee om?
1. Welke rechten kan de klant uitoefenen?
De klant kan u contacteren met een verzoek om hem/haar bij te staan in de uitoefening van een bepaald recht onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Zo kan de klant verschillende rechten uitoefenen. Wij sommen de belangrijkste hieronder voor u op:
- Recht op informatie over en inzage in de gegevens die u bewaart, waarom u deze bewaart en hoe lang u deze bewaart.
- Recht op correctie en aanvulling, indien de gegevens die u bewaart onjuist zijn of onvolledig.
- Recht om vergeten te worden, om met andere woorden de gegevens te wissen.
Dit is het geval wanneer de klant bijvoorbeeld zijn/haar toestemming intrekt, of wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor een bepaald doel.
- Recht op beperking van de verwerking.
In dit geval wordt de verwerking van de gegevens tijdelijk stopgezet. Wanneer de klant u bijvoorbeeld een verzoek richt om bepaalde gegevens te corrigeren, heeft u tijd nodig om de juistheid van de gegevens te controleren. Tijdens die periode mag u de gegevens in kwestie enkel opslaan, maar niet verder verwerken. De verwerking van die gegevens wordt met andere woorden “beperkt”.
- Recht op bezwaar.
Wanneer u gegevens van uw klanten gebruikt om reclame te versturen om uw diensten of producten te promoten, dan kan uw klant daartegen bezwaar indienen.
- Recht op intrekking toestemming.
U zal in veel gevallen gegevens verwerken omdat de klant daarvoor zijn/haar toestemming heeft gegeven. Het staat de klant dan ook vrij om deze toestemming op ieder moment in te trekken. U zal daar het nodige gevolg aan moeten geven.
Belangrijk om te weten is dat u binnen één maand het verzoek moet behandelen. In uitzonderlijke gevallen kan u deze termijn verlengen, maar in ieder geval moet u de klant binnen één maand laten weten of u al dan niet zal reageren op het verzoek. Tijdig reageren is dus essentieel, om te vermijden dat de klant onnodig de Gegevensbeschermingsautoriteit zou contacteren. U kan dus best een bewijs hebben van de datum waarop het verzoek door de klant werd ingediend
2. Andere vragen of opmerkingen
Uw klant kan ook louter een vraag of opmerking hebben in verband met zijn of haar privacy. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de klant niet begrijpt waarom u zijn/haar persoonsgegevens opvraagt. U gaat dan het best eerst in overleg met de klant en probeert hem of haar uit te leggen waarom het noodzakelijk is om de gegevens te verkrijgen voor de gevraagde diensten. Zoek hierbij naar een oplossing die voor jullie beiden werkt.
Is de klant uiteindelijk nog steeds ontevreden met de manier waarop u zijn/haar verzoek heeft behandeld en biedt bemiddeling geen uitweg, dan kan deze er nog steeds voor kiezen om de Gegevensbeschermingsautoriteit te contacteren. We hebben het hier uitgebreid over in een volgende blogpost.
In ieder geval is een duidelijke, interne procedure met passende maatregelen geen overbodige luxe. Mint Advocaten kan u hierin bijstaan. Aarzel zeker niet om ons te contacteren voor meer informatie.
