Uw medewerkers hebben vaak bepaalde kosten naar aanleiding van de uitvoering van hun werk. Denk maar aan telefoonkosten, autokosten (parkeerkosten, carwashkosten), representatievergoeding, telewerkvergoeding (internetverbinding, communicatievergoeding, PC-vergoeding), kledijvergoeding,…
Als werkgever kan u deze kosten compenseren aan de hand van een vast forfaitair bedrag of op basis van de werkelijke kosten. In dat laatste geval maakt uw werknemer een overzicht van alle kosten met bijhorende bewijsstukken, zoals facturen en andere bonnetjes en betaalt u dit op basis hiervan terug. Dit zorgt voor meer administratieve rompslomp, maar minder discussie achteraf.
Gemakshalve wordt vaker gekozen voor de toekenning van een forfaitaire onkostenvergoeding. U betaalt in dat geval een maandelijks bedrag terug voorde uitgaven die uw werknemer heeft gemaakt in het kader van zijn/haar werk.
Vrijstelling RSZ-bijdragen en belastingen: voorwaarden
Deze terugbetaling is vrijgesteld van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing onder volgende voorwaarden:
- De kosten worden gemaakt in het kader van de arbeidsrelatie
- De kosten zijn reëel (ze vertegenwoordigen werkelijke kosten)
- De uitgaven kunnen met bewijsstukken verantwoord worden.
Met andere woorden, u moet de door u toegekende kostenvergoeding kunnen motiveren én bewijzen dat de forfaits overeenstemmen met de realiteit.
Forfaitaire onkostenvergoeding invoeren? Hoe?
U moet steeds coherent en transparant handelen. Een maandelijkse vergoeding toekennen zonder transparantie over de verschillende kosten die het forfait dekt, kan niet.
U kijkt dus in eerste instantie best naar de functie van de betrokken werknemers. Alle personen binnen dezelfde functiecategorie moeten dezelfde vergoedingen ontvangen tenzij er een verantwoord onderscheid wordt gemaakt.
Daarnaast moet u ook oog hebben voor de werkomstandigheden. Zo kan u bepalen uit welke elementen de onkostenvergoeding kan worden opgebouwd. Zo is het bv. niet logisch dat u een representatievergoeding toekent aan een werknemer die geen contact heeft met klanten en nooit op de baan is.
Tot slot, bepaalt u de hoogte van de onkostenvergoeding. Zo beschikt de sociale zekerheid online over een lijst van forfaitaire onkosten die u aan uw werknemer mag uitbetalen. Wij raden dus aan om dit zeker als uitgangspunt te gebruiken. Vooral de toekenning van forfaitaire bedragen zonder ruling is vaak het voorwerp van discussie.
Leg dit alles vast in onkostenbeleid dat de modaliteiten van de toekenning vastlegt en laat dit tekenen voor ontvangst door de werknemer. U kan hierin eveneens opnemen dat u de vergoeding eenzijdig kan wijzigen op het moment dat de uitbetaling niet meer overeenkomt met de realiteit. Daarnaast neemt u ook een bijlage op bij de arbeidsovereenkomst met de individuele toegekende onkostenvergoeding.
Let op: het betalen van een fortaitaire vergoeding tijdens periodes van schorsing (lees afwezigheid van het werk door ziekte, vakantie,…) kan ook een indicatie zijn dat de vergoeding niet realistisch is en bijgevolg niet overeenstemt met de realiteit.
Risico op herkwalificatie als verdoken loon
In geval u de onkostenvergoeding niet kan verantwoorden, loert herkwalificatie om de hoek en heeft u mogelijks een probleem.
Zo kan dit door de sociale inspectie beschouwd worden als verdoken loon waardoor u achterstallige sociale bijdragen dient te betalen alsook mogelijke correctie bijdragen sociaal secretariaat. Ook zal u in dat geval het verdoken loon moeten opbruteren en bijtellen bij het brutoloon van uw werknemer. Uw werknemer mag hier uiteraard niet het slachtoffer van zijn.
Wenst u meer informatie en/of bijstand? Mint Advocaten kan u gericht advies geven bij de opmaak van een onkostenbeleid. Ook kunnen wij u verdedigen in een procedure tegen de RSZ bij discussie over de herkwalificatie als loon.
Heeft u hier nog vragen over? Contacteer ons gerust.
Blijf steeds op de hoogte en volg onze updates via Facebook en LinkedIn.
