Nieuwsbrieven versturen: kan dit zomaar?

Privacy en nieuwsbrieven: toestemming, heldere informatie en uitschrijfmogelijkheid zijn essentieel.

"De gouden regel bij het verwerken van persoonsgegevens is dat u duidelijk en transparant moet zijn over hoe u als ondernemer omgaat met de persoonsgegevens van uw klanten. "

Een omvangrijk klantenbestand kan nuttig zijn om (potentiële) klanten op de hoogte te houden van nieuws in uw onderneming, evenementen, opendeurdagen,…  Maar mag u al deze persoonsgegevens zomaar gebruiken?

Mint Advocaten zoekt het graag voor u uit.

De gouden regel bij het verwerken van persoonsgegevens is dat u duidelijk en transparant moet zijn over hoe u als ondernemer omgaat met de persoonsgegevens van uw klanten.

Klanten moeten op een duidelijke manier geïnformeerd worden over hoe zij hun rechten kunnen uitoefenen. Een heldere privacyverklaring is hierbij de eerste stap. Wij hebben hierover alvast een handige checklist voor u.

1. Zorg er altijd voor dat u de toestemming heeft van uw klanten

Heeft u de intentie om nieuwsbrieven te versturen? Denk dan twee keer na vooraleer u uw klantenbestand raadpleegt. U mag namelijk niet zomaar nieuwsbrieven versturen naar de e-mailadressen die u heeft verzameld. U heeft altijd de toestemming van de klant nodig.

Het is bijgevolg belangrijk dat u de voorwaarden van artikel 7 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleeft.

2. Uitdrukkelijk, ondubbelzinnig

De klant moet steeds ondubbelzinnig, uitdrukkelijk zijn toestemming geven op de vraag: “wenst u de nieuwsbrief te ontvangen? Schrijf u dan nu in door uw e-mailadres op te geven.”

Dit kan via een verklaring (bv. een apart toestemmingsformulier) of via een actieve handeling op de website zelf (bv. het aanvinken van het vakje: “ik geef mijn toestemming om de nieuwsbrief te ontvangen”.

3. Vrij

Deze toestemming moet vrij zijn.

De klant mag dus nooit gedwongen worden om zich in te schrijven op de nieuwsbrief. Het inschrijven op de nieuwsbrief mag bijgevolg ook niet gekoppeld worden aan het verkrijgen van bepaalde klantenvoordelen.
De klant moet dus steeds kunnen weigeren, zonder benadeeld te worden.

4. Specifiek, geïnformeerd

Tot slot, moet de klant geïnformeerd worden over uw intenties. De klant moet weten waarvoor hij zijn toestemming geeft, namelijk het ontvangen van nieuwsbrieven die informeren over het reilen en zeilen van de onderneming. Niets meer en niets minder. De toestemming voor de nieuwsbrief mag dan ook niet gebruikt worden voor reclame, spam etc. Mint advocaten heeft hierover een blog geschreven: Is er steeds toestemming nodig voor direct marketing?

Belangrijk! Verstuur nooit nieuwsbrieven naar klanten die hun toestemming niet hebben gegeven.
Maak hier een duidelijk onderscheid in.

5. Een klant moet zich altijd kunnen uitschrijven

Een klant moet zich steeds op elk moment kunnen uitschrijven. Zorg er dus voor dat u onderaan uw nieuwsbrief een uitschrijflink voorziet.

6. Hou uw klantenbestand steeds up-to-date

Wanneer een klant zich uitschrijft voor de nieuwsbrief, moet u het e-mailadres schrappen uit de samengestelde lijst.
Ook wanneer u de toestemming heeft verkregen, is het aan te raden om elke 2 jaar opnieuw de vraag te stellen of ze nog langer de nieuwsbrief willen ontvangen.

De AVG vereist namelijk dat u enkel de persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn. Op deze manier blijft de samengestelde lijst steeds up-to-date.

Vragen of meer informatie

Contacteer ons

Hebt u vragen of wenst u meer informatie? Aarzel dan niet om ons te contacteren. 

Blijf steeds op de hoogte en volg onze updates

Gegevensbeschermingsrecht

Gerelateerd nieuws

In onze eerste case in het dossier successie- en vermogensplanning nemen wij kinderloze koppels onder de loep.
Ondernemers focussen op hun kernactiviteiten; vermogens- en successieplanning is vaak ver-van-hun-bed.
U bent aandeelhouder en bestuurder van een vennootschap. Dit brengt heel wat complexe wetgeving met zich mee.
Als ondernemer komt u vaak in aanraking met diverse contracten in allerlei vormen.
Als ondernemer moet u nauwlettend persoonsgegevens beheren. Het is essentieel te weten welke gegevens u verzamelt.
Arbeidsrecht evolueert snel. Mint Advocaten volgt dit voor u op.
Het mobiliteitsbudget is een budget dat werkgever aan zijn werknemers toekent als alternatief voor de bedrijfswagen
Forfaitaire onkostenvergoeding invoeren? Hoe?

Gratis

Voorstel op maat

*De kmo-portefeuille of werkbaarheidscheques kunnen enkel gebruikt worden in het kader van een advies.

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Download

Checklist

Gratis

Legal Health Check

Aan de hand van een korte vragenlijst krijgt u een score op 100 en een toelichting bij de risico’s die uw onderneming mogelijks loopt.